Statuten der Wetenschappelijke Kring
Zoals goedgekeurd op de Algemene Vergadering van maandag 3 juli 2017.
Titel I: Basis van de Kring
Art. 1: De Wetenschappelijke Kring, afgekort WK, is gestoeld op het principe van het Vrij Onderzoek.
Art. 2: De zetel van de vereniging is gevestigd op de Vrije Universiteit Brussel, campus Etterbeek, Pleinlaan 2, 1050 Brussel. Het postadres is het secretariaat WE. Bij beslissing van het bestuur kan deze overgedragen worden naar een andere plaats binnen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Art. 3: De Wetenschappelijke Kring groepeert de studenten biologie, bio-ingenieurswetenschappen, chemie, computerwetenschappen, fysica, geografie en wiskunde van de Faculteit Wetenschappen en Bio-ingenieurswetenschappen van de Vrije Universiteit Brussel.
Art. 4: De Wetenschappelijke Kring werd opgericht in 1949 te Brussel. De duur van de vereniging is onbeperkt.
Art. 5: De Wetenschappelijke Kring erkent de “Universele verklaring van de rechten van de mens” en het “Europees verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden, ondertekend te Rome op 4 november 1950: Titel I (art 1 tot en met 18) (B.S. 19/08/1955)”.
Titel II: De leden
Art. 6:
§1 De Wetenschappelijke Kring telt effectieve leden, sympathiserende leden, steunende leden en ereleden.
§2 Effectieve leden zijn leden die het principe van het Vrij Onderzoek onderschrijven, student zijn aan de Vrije Universiteit Brussel, behoren tot de doelgroep van de Wetenschappelijke Kring (zoals omschreven in artikel 3) of ooit gedoopt zijn bij de Wetenschappelijke Kring, en die lidgeld betaald hebben.
§3 Sympathiserende leden zijn leden die student zijn aan de Vrije Universiteit Brussel en hun lidgeld betaald hebben, maar geen student zijn aan de Faculteit Wetenschappen en Bio-ingenieurswetenschappen.
§4 Ereleden zijn leden die student zijn of waren, of werkzaam zijn of waren aan de Vrije Universiteit Brussel en hun erelidgeld hebben betaald en slechts lid kunnen worden mits toestemming van de zittende praeses.
§5 Steunende leden zijn leden die niet in bovengenoemde categorieën vallen doch de kring wensen te steunen.
Art. 7:
§1 Alleen effectieve leden en voormalig effectieve leden die dat jaar hun lidgeld betaald hebben, hebben stemrecht op de Algemene Vergadering en tijdens bestuursverkiezingen.
§2 Alleen bestuursleden (zoals omschreven in artikel 15 en 16) hebben stemrecht op de bestuursvergaderingen.
§3 Minstens 50% van de stemgerechtigde leden zijn studenten van de Vrije Universiteit Brussel.
Titel III: De Algemene Vergadering
Art. 8: De Algemene Vergadering is samengesteld uit alle effectieve leden, zoals omschreven in art.6 §2, en voormalig effectieve leden die dat jaar hun lidgeld betaald hebben. Zij wordt samengeroepen en voorgezeten door de Voorzitter van de Wetenschappelijke Kring en komt minstens tweemaal per jaar samen: eenmaal in april/mei en eenmaal in november/december met uitzondering van de vakantieperiodes.
De leden moeten minstens 14 dagen op voorhand verwittigd worden via publicatie ad valvas en/of in de studentenpublicaties, al dan niet elektronisch. Deze bijeenroeping moet een gedetailleerde dagorde bevatten die ten laatste 7 dagen voor de Algemene Vergadering wordt bekendgemaakt.
Art. 9: De Algemene Vergadering beslist over de goedkeuring van het moreel en financieel verslag van het uittredend bestuur. Op de Algemene Vergadering worden tevens kandidaat bestuursleden voorgesteld, het bedrag voor lidgelden vastgelegd en het startbudget van het volgende werkingsjaar bepaald. De Algemene Vergadering is bevoegd de statuten van de Wetenschappelijke Kring te wijzigingen volgens de procedure vermeld in art. 12.
Art. 10: Een buitengewone Algemene Vergadering moet door de voorzitter van de Wetenschappelijke Kring worden samengeroepen na schriftelijke aanvraag van ½ van de bestuursleden van de Wetenschappelijke Kring of na schriftelijke aanvraag van ¼ der effectieve leden van de Wetenschappelijke Kring of voor financiële problemen uitzonderlijk door de twee volmachthebbende prosenioren (art.30) van de spaarrekening.
De leden moeten minstens 14 dagen op voorhand verwittigd worden via publicatie ad valvas en/of in de studentenpublicaties, al dan niet elektronisch. Deze bijeenroeping moet een gedetailleerde dagorde bevatten die ten laatste 7 dagen voor de buitengewone Algemene Vergadering wordt bekendgemaakt.
Art. 11: De Algemene Vergadering kan slechts geldig vergaderen indien 1/10 van de effectieve leden aanwezig is. Indien dit quorum niet bereikt wordt, is de volgende Algemene Vergadering geldig, ongeacht het aantal aanwezige leden. Tussen beide Algemene Vergaderingen moet minstens een tijdspanne van 3 weken liggen.
Art. 12: De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige stemmen. Bij wijziging van de statuten is een 2/3 meerderheid van de aanwezige stemmen vereist en dient 1⁄2 van de effectieve leden en bestuursleden aanwezig te zijn. Indien dit quorum niet bereikt wordt, is de volgende Algemene Vergadering geldig, ongeacht het aantal aanwezige leden. Bij afwezigheid kan een effectief lid zoals omschreven in art.6 §2, of voormalig effectief lid die dat jaar zijn lidgeld heeft betaald voor de vergadering schriftelijk volmacht geven, deze tellen mee bij het bepalen van het quorum. Een lid mag maximum 2 volmachten krijgen.
Art. 13: De Algemene Vergadering kan slechts geldig vergaderen over punten die in de dagorde voorkomen. Elk lid kan een punt op de dagorde laten verschijnen mits dit ten laatste 1 dag voor de vergadering schriftelijk bij de Voorzitter van de Wetenschappelijke Kring wordt ingediend.
Titel IV: Het Bestuur
Art. 14: Alleen effectieve leden zijn verkiesbaar in de organen van de Wetenschappelijke Kring.
Art. 15: Niet ontvankelijke kandidaturen kunnen door de Algemene Vergadering ontvankelijk gemaakt worden bij een 2/3 meerderheid van stemmen.
Art. 16:
§1 Het bestuur telt minstens 5 hoofdfuncties die het kernbestuur vormen:
- Een voorzitter: De voorzitter is de persoon met de hoogste studentikoze functie, die de bestuursvergaderingen en de Algemene Vergadering voorzit, de Algemene Vergadering organiseert, de kring vertegenwoordigt op allerhande gelegenheden, allerhande activiteiten organiseert, instaat voor de verkiezing van het nieuwe bestuur en geacht wordt een moreel verslag te schrijven. De voorzitter is een student aan de Vrije Universiteit Brussel.
- Een ondervoorzitter: De ondervoorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid op gelijk welk vlak. De ondervoorzitter kan er voor opteren zich te laten assisteren door een adjunct- ondervoorzitter die instaat voor de studentenvertegenwoordiging.
- Een secretaris: De secretaris maakt een verslag van alle bestuursvergaderingen en activiteiten, stelt eventueel het moreel jaarverslag van de kring op en is verantwoordelijk voor de voorlichting van de studenten op vlak van studentenvertegenwoordiging.
- Een penningmeester: De penningmeester houdt de boekhouding van de kring bij, stelt een financieel verslag op van elke activiteit, stelt het globaal financieel jaarverslag van de kring op en is verantwoordelijk, samen met de voorzitter, voor alle inkomsten en uitgaven van de kring.
- Een doopmeester: De doopmeester is eindverantwoordelijke voor de doop en de studentikoze vorming van de schachten (schachten zijn niet WK-gedoopte bijgevolg noch ontgroende studenten aan de Vrije Universiteit Brussel die zich wensen te engageren in het studentikoze leven en zich onderwerpen aan het moreel gezag van de doopmeester. Na de doop en na de ontgroening wordt de schacht beschouwd als een volwaardig commilito. Voor verdere referenties zie Codex Studiosorum Bruxellensis).
§2 Hoofdfunctie is niet combineerbaar met een andere hoofdfunctie binnen de Wetenschappelijke Kring noch met een hoofdfunctie in een externe, erkende vereniging (door de Studentenraad van de VUB erkend), met inbegrip van het Brussels Studenten Genootschap, noch met een bestuursfunctie in De Moeial of in het bureau van Vrij Onderzoek.
§3 De voorzitter van de Wetenschappelijke Kring (al dan niet in waarnemende functie) kan niet tezelfdertijd tot het voorzitterschap behoren van een bestuurs- of beslissingsorgaan aan de VUB.
§4 Het bestuur kan uitgebreid worden met meerdere leden en functies, zijnde gewone bestuursleden.
Art. 17:
§ 1 In het bestuur dient er een coördinator faculteitsvertegenwoordiging aangeduid te worden. Deze staat in voor het overleg tussen studentenafgevaardigden in de opleidingsraad, onderwijsraad, vakgroepraden en Faculteitsraad en zorgt bovendien voor een nauw contact met de studentenafgevaardigden in het Faculteitsbestuur en de Raad van Bestuur.
Deze rapporteert op de bestuursvergadering van de kring over alle materie aangaande studentenvertegenwoordiging.
Deze taak wordt opgenomen door de ondervoorzitter.
§2 De cumulatie van deze functie is niet mogelijk tussen alle door de Studentenraad van de VUB erkende facultaire kringen
Art. 18: Het bestuur is belast met de dagelijkse werking van de Wetenschappelijke Kring. Het wordt voorgezeten door de voorzitter van de Wetenschappelijke Kring.
Art. 19: Het bestuur wordt samengeroepen door de voorzitter van de Wetenschappelijke Kring. Een buitengewone vergadering moet samengeroepen worden op aanvraag van ¼ van de leden van het bestuur.
Art. 20: Het bestuur kan slechts geldig vergaderen wanneer de helft van het bestuur aanwezig is.
Art. 21: Beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid (dit is het geheel getal onmiddellijk groter dan de helft van de geldig uitgebrachte stemmen). Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
Art. 22: De dagorde wordt bepaald door de voorzitter. Een lid van het bestuur kan een punt op de dagorde laten plaatsen mits kennisgeving aan de voorzitter ten laatste een uur voor de vergadering.
Art. 23: Van elke bestuursvergadering wordt een verslag opgemaakt, welke bewaard wordt in het archief van de Wetenschappelijke Kring, dat voor elk lid openstaat. Het verslag wordt steeds ter goedkeuring voorgelegd tijdens de volgende vergadering of online beschikbaar gesteld binnen deze tijdspanne. Om de schachten af te schermen van de interne werking van de kring worden zij niet betrokken bij bestuurshandelingen. Dit omvat een tijdelijke uitsluiting van bestuursvergaderingen, inclusief Algemene Vergaderingen, en zijn verslaggeving tot de schacht wordt aanvaard als volwaardig commilito (zoals beschreven in art.16 §1). Het kernbestuur kan beslissen over een vroegtijdige stopzetting van deze uitsluiting.
Art. 24:
§1 Het bestuur heeft tijdens het lopende bestuursjaar de mogelijkheid om voor openstaande bestuursfuncties effectieve leden te coöpteren, op voorwaarde dat het niet gaat om leden die bij de bestuursverkiezingen niet verkozen werden voor de desbetreffende bestuursfunctie.
§2 Het bestuur kan slechts geldig beslissen over coöptatie van een bestuurslid indien 2/3 van de bestuursleden aanwezig is.
§3 Voor coöptatie van een bestuurslid is een 2/3 meerderheid van de aanwezige stemmen vereist.
§4 Coöptatie is niet mogelijk voor hoofdfuncties.
Art. 25: Een lid van het bestuur, dat tijdens het bestuursjaar 3 bestuursvergaderingen afwezig is zonder gegronde reden, wordt automatisch als ontslagnemend beschouwd. Het kernbestuur beslist over de al dan niet geldigheid van de opgegeven reden van afwezigheid.
Art. 26:
§1 Een lid van het bestuur, dat verzaakt in het vervullen van zijn functie, kan door het bestuur tot ontslag worden gedwongen.
§2 Het bestuur kan een bestuurslid slechts ontslaan nadat hij/zij de gelegenheid heeft gehad zich te verantwoorden op de bestuursvergadering. De voorzitter stelt het bestuurslid hiervan schriftelijk op de hoogte, ten laatste 48u voor de aanvang van de bestuursvergadering.
§3 Het bestuur kan slechts geldig beslissen over het gedwongen ontslag van een bestuurslid indien 2/3 van de bestuursleden aanwezig is.
§4 Voor gedwongen ontslag van een bestuurslid is een 2/3 meerderheid van de aanwezige stemmen vereist.
§5 Leden van het kernbestuur kunnen enkel uit hun functie ontzet worden op een (buitengewone) Algemene Vergadering.
Art. 27:
§1 De kandidaturen voor bestuursfuncties dienen bij de voorzitter van de Wetenschappelijke Kring ingediend te worden en dit ten laatste één week voor de Algemene Vergadering.
§2 De kandidaat voorzitter dient minstens 1 jaar bestuurslid te zijn geweest, met vrucht zijn eerste jaar Bachelor beëindigd te hebben, effectief lid te zijn, nog steeds te behoren tot de doelgroep van de Wetenschappelijke Kring (zoals omschreven in artikel 3), en facultair gedoopt te zijn bij de Wetenschappelijke Kring. Indien dit niet mogelijk is of indien dergelijke kandidaat voorzitter niet verkozen wordt, dan pas kan iemand anders in aanmerking komen voor de functie van voorzitter.
§3 De kandidaat voorzitter moet zijn kandidatuur minstens twee weken voor de Algemene Vergadering indienen bij de voorzitter.
Art. 28:
§1 Het bestuur wordt jaarlijks verkozen tijdens anonieme en schriftelijke verkiezingen, aangevuld met niet-anonieme elektronische verkiezingen. Deze verkiezingen dienen plaats te hebben in de maanden april, mei of juni. De verkiezingen kunnen niet plaatshebben tijdens een vakantieperiode.
§2 Bij bestuursverkiezingen dient minstens ¼ van de stemgerechtigden (zoals omschreven in Art.7 §1) aan de stemming deel te nemen. Indien dit quorum niet bereikt wordt dienen nieuwe verkiezingen uitgeschreven te worden en dit totdat het quorum wel wordt behaald.
§3 Stemmen is mogelijk de eerstvolgende drie werkdagen na de Algemene Vergadering.
§4 De kandidaat bestuursleden worden verkozen bij meerderheid van stemmen.
In het geval van een exaequo wordt er opnieuw een stemming gehouden tussen de kandidaten die een gelijk aantal stemmen behaalden. Bij deze stemming wordt de mogelijkheid te onthouden afgeschaft.
Een kandidaat die geen meerderheid van stemmen behaald kan de beoogde functie niet uitoefenen. Indien nodig worden voor deze functie nieuwe verkiezingen uitgeschreven.
§5 Het oud bestuur behoudt zijn mandaat tot het nieuwe bestuur verkozen is.
Titel V: De Spaarrekening
Art. 29: Het doel van de spaarrekening is dubbel.
Het is : - een reservefonds
- een investeringsfonds
Art. 30: De volmachten van de spaarrekening berusten bij de huidige voorzitter en de twee laatste prosenioren. Een prosenior die weigert, draagt zijn volmacht over aan de 3de laatste prosenior, enzovoort… tot men aan 3 volmachten komt.
Art. 31: Op het einde van het bestuursjaar, beslist de Algemene Vergadering over het startbudget van het volgende werkingsjaar. Desgevallend wordt een deel van de winst gestort op de spaarrekening of wordt de zichtrekening aangevuld met een bepaald bedrag van de spaarrekening.
Art. 32: Een debetverrichting, die niet valt onder artikel 31, kan enkel gebeuren op uitdrukkelijk en schriftelijk verzoek van de Voorzitter van de Wetenschappelijke Kring bij de gevolmachtigden, na akkoord van het bestuur bij gewone meerderheid.
Art. 33: Voor elke financiële verrichting, die niet valt onder artikel 31, dienen de 3 volmachthouders zich steeds akkoord te verklaren. Zij oordelen eveneens over de al dan niet terugbetaling van het gedebiteerde bedrag, alsook de termijn waarin dit dient te gebeuren.
Titel VI: Niet naleving van de statuten en ontbinding van de kring
Art. 34: Elk lid van de Wetenschappelijke Kring wordt verondersteld de statuten gelezen en goedgekeurd te hebben.
Bij niet naleving van deze statuten kan er klacht ingediend worden bij de Algemene Vergadering, het Brussels StudentenGenootschap of de voorzitter van de Studentenraad.
Art. 35: Om tot ontbinding van de kring over te gaan is het akkoord vereist van ¾ van de effectieve leden en ½ van de wettelijk ingeschreven studenten van de studierichtingen vertegenwoordigd door de Wetenschappelijke Kring. De beslissing om tot ontbinding over te gaan kan enkel genomen worden tijdens de Algemene Vergadering.
Art. 36: Bij ontbinding van de kring verwittigt het bestuur de Studentenraad. De Studentenraad stelt dan curatoren aan die ervoor zullen zorgen dat, na vereffening van alle schulden, de resterende bezittingen van de kring aan de Sociale Sector Studenten zullen overgedragen worden.
Art 37: Deze statuten vernietigen alle niet gedateerde of alle voorgaande statuten van de Wetenschappelijke Kring.
Opgemaakt te Elsene, 3 juli 2017